Time-Boxing im Berufsalltag

Mit Time-Boxing setzten Sie sich einen Zeitrahmen für eine Arbeit. Das Ziel darf ruhig etwas sportlich sein. Die Strategie hilft, sich zu fokussieren und nicht in Details zu verlieren.

Auch geeignet ist das Zeitfenster für Meetings und Besprechungen. Dabei ist wichtig, pünktlich zu starten und die Sitzung wie abgemacht zu beenden.

Entwicklungsteam nutzten das Time-Boxing beispielsweise in Form von «HackDay». Ziel ist ein Projekt als Team, in einem fixierten Zeitraum — in diesem Fall einen Tag —, gemeinsam zu beenden. Zugleich fördert es den Team-Geist.

Time-Boxing in der Freizeit

Im Sport kann ein definierter Zeitrahmen als Ziel genutzt werden. Es motiviert (knappe) Ziele zu erreichen. Sei es beim Laufen, Schwimmen oder Rad fahren.

Ehrenamtliche Vereinsarbeiten basieren teilweise ebenfalls auf Sitzungen sowie Vor- und Nachbereitungen. Auch hier eignet sich das Time-Boxing.

Was nicht funktioniert

Setzt man den Zeitrahmen zu grosszügig (z.B. mehrere Wochen), kann sich das Prinzip nur bedingt entfalten. Im Schulbeispiel oberhalb hätten Sie auch 12 Wochen Zeit, nutzen aber nur zwei.

Die Schulaufgabe konnten Sie, trotz der knappen Zeit, noch rechtzeitig einreichen. Ein weiteres Mal hat die zur Verfügung stehende Zeit ausgereicht.

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Mythos: Optimale Entscheidung

Will ich einen idealen Entscheid, muss ich jede Variante und Option in Betracht ziehen und analysieren, um anschliessend optimal zu entscheiden (optimizing). Das funktioniert nicht. Für solch rationale Entscheidungen ist unser menschlicher Verstand zu beschränkt.

Realität: Herausforderung «handhaben»

Gemäss Herbert Simon geht es bei Entscheidungen vielmehr um die ideale Handhabung (satisficing), als um die optimale Lösung des Problems. Wir Menschen stellen uns vor, wie eine Lösung aussehen soll, und richten uns danach. Dabei helfen uns:

• Kleine überschaubare Schritte: Was will ich morgen, nicht in zehn Jahren
• Alternativen und Varianten beschränken (inkl. deren Konsequenzen und Risiken): Ich will die Sommerferien am Stand verbringen (d.h. nicht Berge, kein Abenteuer-Urlaub, etc.)
• Kein Anspruch auf Vollständigkeit: Eine gewisse Naivität schadet nie und schafft Raum für Neues. Zudem stehe ich mir nicht selbst im Weg.
• Probleme hinterfragen: Stelle ich mir überhaupt die richtige Frage oder handelt es sich um einen Nebenschauplatz.

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Bei Freiwilligen muss die Befriedigung, welche durch die eigene Leistung geweckt wird, sehr viel grösser sein. Dies, da die Mitwirkenden in der Regel nicht bezahlt werden. Verfolgt wird eine gemeinsame Mission.

Trotzdem bestehen Ähnlichkeiten zwischen Unternehmen und gemeinnützigen Organisationen. Um die wertvollen Kompetenzen zu eruieren, werden Neue genau unter die Lupe genommen. Eine umfassende Schulung und Einführung garantiert einen erfolgreichen Start. Mit dem Definieren, Verfolgen und Evaluieren von Zielen wird die eigene Arbeit sichtbar und bietet die Grundlage für die nächste herausfordernde Tätigkeit. Eröffnen Sie Möglichkeiten.

In welchen Lebensbereichen eröffnen sich für Sie Möglichkeiten?

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1. Wie Mitarbeitende am Ball bleiben

Davon profitieren, nebst den Menschen selbst, auch die Unternehmen. Der Kampf um die Kundschaft ist darum enorm. Jeder Betrieb versucht, sich eine Marktnische zu sichern. Ist die Marktlücke erfolgreich, steht die Konkurrenz bereits vor der Tür. Das Tempo im Markt ist entsprechend geschwind.

Was dabei häufig vergessen geht: Auch in jeder noch so kleinen Marktlücke ist bereits Konkurrenz präsent. Viele Produkte und Dienstleistungen im Bereich der Selbstverwirklichung sind nicht notwendig. Meist sind es Statussymbole. Dazu kommt, dass nur ein Teil der Angebote genutzt werden kann. Die direkten Konkurrenten sind darum nicht zwingend in der gleichen Branche tätig. Die Konkurrenzprodukte von Porsche sind darum auch Schmuck, prestigeträchtige Kleider und Luxus-Uhren.

Der Luxus des Einzelnen ist auch die Herausforderung der Unternehmen unserer Gesellschaft.

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1. Hinsehen oder wegschauen?

Wie bei Gewürzen ist auch beim Lehren das inhaltliche Zusammenspiel entscheidend. Pfeffer und Salz oder Praxis und Theorie, wobei Letzteres unerlässlich ist, um die Zusammenhänge zu verstehen. Der Praxisbezug bildet dabei den Mehrwert jeder Schule. Fehlt dieser, bleibt die Theorie übrig, welche die Lernenden auch im Selbststudium erarbeiten können.

In einer Serie über die Unterrichtsvorbereitung will ich die wichtigsten Punkte dazu sammeln und jeweils kurz erläutern. Zu Beginn geht es um die Lernziele im Unterricht.

Lernziele für die Lernenden ausarbeiten

Entscheidend für jede Unterrichtssequenz ist das Wissen über Ihre Zielgruppe. Wer sitzt vor Ihnen? Hierzu hilft eine Methode aus dem Marketing: Stellen Sie sich einen Lernenden im Kopf vor. Je genauer Ihr Bild der Zielgruppe ist, desto mehr hilft Ihnen die Vorstellung bei der Vorbereitungsarbeit. Folgende Informationen können dafür helfen:

• Alter: Wie alt sind die Lernenden? Bei Jugendlichen und Kindern: Wie weit ist das Gehirn entwickelt?
• Wissen: Sind bereits Kenntnisse zum Thema vorhanden? Wo können Sie anknüpfen und aufbauen?
• Fähigkeiten:  Welche Kompetenzen sind bereits gegeben (z.B. vernetztes Denken)?
• Gesamtziel: Was ist das Ausbildungsziel (z.B. ein Abschluss)? Gibt es bereichsnahe Fächer, die man einbeziehen könnte?

Nun gilt es, die Ausgangslage oberhalb, mit dem angestrebten Bildungsziel, zu vergleichen. Überlegen Sie sich, was Ihre Lernenden anschliessend wissen und können müssen.

Lernziele verfassen

Auf Basis der vorlaufenden Schritte planen Sie nun die Lernziele. Ein gutes Lernziel ist:

• realistisch
• quantifiziert (mengen-, zahlen- oder wertmässig beschreibbar)
• für die Lernenden verständlich

Überlegen Sie sich, auf welche der nachfolgenden drei Bereiche Sie sich beziehen:

• Geistiger Bereich (kognitiv): Mehr Wissen, Zusammenhänge erkennen, vernetztes Denken
• Körperlicher Bereich (somatisch/ motorisch): Erfahrungswerte, Transfer von Theorie in Praxis
• Seelischer Bereich (emotional/ affektiv): Verhaltensänderung, situationsgerecht Reagieren, eigene Stärken fördern

Lernziele als Orientierung

Sind Lernziele verfasst, dienen sie als Orientierung für Lernende und die Lehrperson. Voraussetzung dafür ist, dass die Lehrpersonen die Lernziele zu Beginn klar, verständlich und offen kommunizieren.

Lernziele überprüfen

Um das erworbene Wissen zu überprüfen, gibt es unterschiedliche Werkzeuge wie:

• Nachfragen
• Diskussionen
• Verhaltensänderungen beobachten
• Tests und Lernzielkontrollen

Je nach Thema eignet sich eine andere Variante, oftmals auch Kombinationen davon.

Nachdem nun mit der Lernzielüberprüfung auch noch das Dessert genossen wurde, geht es im nächsten Teil der Serie Unterrichtsvorbereitung um den Aufbau einer Lektion.

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1. Zuhören: Bleiben Sie ruhig und hören Sie zu. Fragen Sie bei Unklarheiten nach und prüfen Sie, ob Sie alles richtig verstanden haben.
2. Verarbeiten und nachdenken: Lassen Sie das Gehörte wirken. Was löst es bei Ihnen aus? Unterlassen Sie voreilige Verteidigungen oder Erklärungsversuche.
3. Mitteilen: Teilen Sie mit, was Sie gehört haben. Kommunizieren Sie auch, was die Rückmeldung bei Ihnen ausgelöst hat. Je nach Situation können Sie zu einem späteren Zeitpunkt noch mitteilen, was Sie daraus gelernt haben.

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1. Feedback geben

Je länger ein Auftrag oder ein Projekt dauert, je weniger motiviert arbeiten wir daran. Zudem sinkt mit jedem Tag die Wahrscheinlichkeit, dass wir das Arbeitsziel auch wirklich noch erreichen. Begeisterung entsteht, indem wir frühzeitig Teilerfolge feiern. Das kann im Team sein, aber auch in Form einer Präsentation beim Kunden. Dabei profitieren wir zugleich von einem frühzeitigen Feedback, was, sofern Korrekturen nötig sind, kostengünstiger ist, als wenn wir ein grossen Fehler erst beim Projektende feststellen.

Grosse Projekte und Arbeiten gehören darum in kleine und übersichtliche Arbeitspakete geschnürt. Maximal zweiwöchige Pakete haben sich bewährt. Das hilft intern als Motivationslieferant und extern um Erfolge gemeinsam mit den Kunden zu feiern. Der Kunde erlebt so emotional mit, wie ein Auftrag gedeiht.

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Der Leitsatz von Toyota ist heute noch aktuell. Nicht nur im Geschäftsalltag ist der Grundsatz Gold wert, auch im privaten Umfeld ist die eigene Sicht oftmals unerlässlich.

Ein Produkt hat beispielsweise einen Mangel. Der Kunde ist verärgert und schickt das gekaufte Angebot an das Unternehmen zurück. Jetzt liegt es am Betrieb, aus der Reklamation zu lernen. Allenfalls muss ein Prozess angepasst werden. Vielleicht stimmt der Prozess, aber ein Arbeitsschritt wurde nicht sorgfältig durchgeführt, beispielsweise die Wareneingangskontrolle. Auch könnte sein, dass ein Mitarbeiter den Arbeitsschritt gar nicht richtig umsetzen konnte, weil ihm das nötige Wissen fehlt. Klar ist: Um ein umfassendes Bild der Situation zu erhalten, muss der Prozess vor Ort genau angeschaut werden. Gespräche mit Mitarbeitenden unterstützen den Lernprozess. Würde der Entscheid im Sitzungszimmer am Hauptsitz gefällt, wäre das Risiko grösser, falsch zu entscheiden.

Machen Sie sich selbst ein Bild von der Situation. Im privaten Umfeld erlebe ich immer wieder, dass ein Mensch schubladisiert wird auf Basis von einer Erfahrung. Häufig gespickt mit «persönlichen (Zusatz-)Interpretationen» der Situation. Die Verlockung ist gross die Geschichte zu glauben und das Menschenbild ebenfalls so im Kopf zu speichern. Doch die Frage, die wir uns stellen sollten: Was stimmt? Geh und schau selbst! Ich durfte so bereits äusserst spannende Persönlichkeiten kennen und schätzen lernen.

Wie widerstehen Sie der Verlockung, anhand von Gehörtem zu entscheiden?

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Der Weg zur starken Marke

Jedes kleine Detail sorgt dafür, dass eine starke Marke von unseren Sinnen wahrgenommen wird. Starke Marken kann man fühlen, riechen, schmecken, hören und sehen, meint Martin Lindstrom im Buch «Brand Sense» (Affiliate-Link). Lindstrom empfiehlt in seinem Buch zur Prüfung der eigenen Marke, indem Sie folgende Einzelheiten demontieren:

• Bild: Image und Design sagen selbst genügend aus, auch ohne Logo.
• Farbe: Wird bewusst oder unbewusst mit Ihrer Marke verknüpft.
• Form: Die Form Ihrer Marke ist unverwechselbar (Beispiel: Par­fum-Flasche).
• Name: Submarken sind intuitiv erkennbar (Beispiel: BigMac, iPhone).
• Sprache: Schaffen Sie Ihre Sprachwelt (Beispiel: Disney verzaubert).
• Symbole: Icons sind leicht verständlich und einmalig.
• Akustik: Klangeffekte als Wiedererkennung (Beispiel: Ton beim Start eines Windows-Computers).
• Navigation: Nehmen Sie Ihre Kunden an die Hand (Beispiel: Benutzerführung von einem Mobiltelefon).
• Verhalten: Schaffen Sie Ihren Stil.
• Serviceangebot: Service als einzigartiges Erlebnis.
• Tradition: Worauf warten Ihre Kunden?
• Rituale: Schaffen Sie vertraute Situationen.

Marketing fokussiert sich häufig auf das Ohr und das Auge der Menschen. Martin Lindstrom empfiehlt allen Marketingspezialisten mehr zu bieten. Nutzen Sie alle fünf Sinne, um Ihre Marke zu stärken.

Das Buch von Lindstrom ist reich an Ideen und zeigt das Potenzial der Sinne an zahlreichen Beispielen auf. Auch für kleine Marketingbudgets sind die Ansätze interessant. In jedem Fall braucht der Aufbau einer Marke Zeit und Geduld.

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• Feedback soll beschreibend sein, und nicht wertend. Beschreiben Sie Ihre Wahrnehmung und überlassen Sie die Interpretation dem anderen. Damit verringern Sie beim Gegenüber den Impuls, sich verteidigen zu müssen.
• Feedback soll konkret sein. Beziehen Sie sich auf eine Beobachtung und bewerten Sie nicht eine Person als Ganzes.
• Feedback soll angemessen sein. Achten Sie auf passende Rahmenbedingungen. Grundsätzlich gilt: Positives Feedback in der Runde, negative Punkte unter vier Augen.
• Feedback soll brauchbar sein. Ihr Gegenüber soll das Verhalten ändern können.
• Feedback soll freiwillig erteilt werden. Wertvoll sind jene Rückmeldungen, die von Herzen kommen und nicht von Drittpersonen aufgezwungen werden. Dasselbe gilt auch für den Empfänger. Wer kein Feedback will, wird es auch nicht annehmen.
• Feedback soll rechtzeitig erfolgen. Je kürzer die Zeit zwischen Ereignis und Rückmeldung, desto eher kann davon profitiert werden.
• Feedback ist aufbauend. Sie nutzen wohlwollende Worte und melden auch Positives zurück. Lobendes Feedback ist ebenso wichtig und geht immer wieder vergessen.

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