Das Leben wimmelt von Entscheidungen, welche zu fällen sind. Im Geschäftsalltag wird je länger je mehr erwartet, dass Mitarbeiter Entscheidungen selbst fällen. Trotzdem lassen sich viele Mitarbeiter Entscheidungen bestätigen, indem sie beim Chef rückfragen und sich damit der Verantwortung entziehen.

Gut, bei neuen Mitarbeitern mögen Rückfragen angebracht und sinnvoll sein. Doch dafür braucht es nicht immer den Chef. Oftmals können auch Arbeitskolleginnen und -kollegen einem bei Entscheidungen unterstützen.

Doch was kann ein Teamleiter tun, um die «Entscheidungen zur Absicherung» zu umgehen? Das Unternehmen «Proctor & Gamble (P&G)» entwickelte dafür ein Führungsinstrument: Das «One-Page-Memo». Jedes Anliegen soll auf maximal einer A4-Seite nach folgendem Raster schriftlich vorbereitet werden:

• Grundidee: Was ist der Vorschlag (ca. 1 Satz)?
• Hintergrund: Was hat dazu geführt, diesen Vorschlag zu entwickeln (Gründe, Ursachen, Analysen, Ergebnisse)?
• Vorschlag des Mitarbeiters: Wie funktioniert der Vorschlag im Detail (was, wann, wo, wer, warum, …)?
• Nutzen: Warum soll er Teamleiter zustimmen? Gibt es strategische Vorteile? Ist der Vorschlag effektiv und effizient?
• Vorgehen: Wer muss, wann was tun?

Die Vorteile liegen auf der Hand:

• Der Mitarbeiter macht sich zuvor ausführlich Gedanken, beschränkt sich auf das Wesentliche (max. eine A4-Seite) und merkt bei der Erarbeitung selbst, ob er nicht selbst entscheiden könnte.
• Der Teamleiter kann sich innerst weniger Minuten einen Überblick verschaffen und den Mitarbeiter bei der Entscheidung unterstützen.

Das «One-Page-Memo» wird anschliessend persönlich besprochen. So kann der Chef allenfalls Bedenken äussern. Der Mitarbeiter kann diese entkräften oder das Anliegen zurückziehen und gegebenenfalls nochmals am Anliegen feilen. Beide profitieren, da sie sich gegenseitig besser kennenlernen. So fühlt sich künftig der Mitarbeiter sicherer, Entscheidungen selbst zu treffen und damit auch selbst die Verantwortung zu übernehmen.