Wie gehe ich vor bei der Planung der Mitarbeitenden? Was ist mir wichtig? Welche Personen benötigt die Firma und unter welchen Umständen? Nachfolgend eine Checkliste in vier Schritten:
1. Genau hinsehen
Zu Beginn trete ich einen Schritt zurück. Das hilft, einen aktuellen Überblick über das Ganze zu gewinnen. Dabei stelle ich mir Fragen wie:
- Was habe ich (wertvoll zu wissen und schätzen, was man bereits hat)?
- Was will ich?
- Was wollen meine bestehenden Mitarbeiter?
- Gibt es sonst Menschen, Institutionen und Kriterien, welche zu Recht Einfluss nehmen?
Daraus ergibt sich einen ersten Entwurf des Personalplans. Je nach Firmengrösse gesamt oder gegliedert in Bereiche und Abteilungen.
2. Passt mein Plan?
Hält man einen ersten Entwurf in der Hand, ist ein wichtiger Schritt bereits erledigt. Das korrigieren, ausbessern, abgleichen und erweitern fällt danach meist viel leichter. Jetzt gilt es zu schauen, ob und wie sich der Personalplan-Entwurf mit der Unternehmensplanung verträgt. Passt es zusammen? Wo braucht es Korrekturen?
3. Was sind die Spielregeln?
Jetzt folgt aus meiner Sicht der entscheidendste Punkt. Welche Regeln muss ich einhalten? Wo werden Leitplanken gebaut? Wo endet der Rahmen?
Konkret:
- Welche Mittel stehen mir zur Verfügung (insbesondere finanziell)?
- Wie wird der Plan Realität (Wege, Vorgehen, Verfahren)?
- Wie sieht die Agenda aus? Welcher Zeitplan muss eingehalten werden (sollte mit den Mitteln abgestimmt sein)?
- Mit welchen Hilfsmitteln und Überwachungswerten kontrolliere ich meine Umsetzung und den Erfolg? Und wie behalte ich den Überblick während der Umsetzung des Plans?
4. Was, wo, wie viel?
Nachdem die Spielregeln klar sind, werden die einzelnen Positionen festgelegt. Folgende Fragen überlege ich mir:
- Was muss die Frau oder der Mann können (fachliche Qualifikationen, menschliche Qualitäten und Kompetenzen)?
- Wie viele Fachpersonen benötigt die Firma?
- Wo werden die einzelnen Mitarbeitenden gebraucht?
In Kombination mit dem ersten Schritt, Analyse der Ausgangslage, ergibt sich daraus Empfehlungen für die Realisierung:
- Ersatz einer Person nach Beförderung, Pensionierung, Kündigung des Mitarbeiters
- Neue Arbeitsplatz schaffen, beispielsweise für ein neues Produkt (Teil einer Investition)
- Personalabbau nach Umorganisation, mehr Maschinen oder Konkurs
Wir behandeln das Thema zurzeit in der Schule. Darum auch die etwas theoretische Abfolge. Sobald ich eigene Erfahrungen beisteuern kann, werde ich berichten.
Es lohnt sich, denn sinnvollen Einsatz des Personals zu planen und stets zu hinterfragen. Hohe Kosten, Entlastungen und unzufriedene Mitarbeitende lassen sich so verhindern.
Wie handhaben Sie die Personalplanung?
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